洪业先生曾说：“引得（Index，索引）者，予学者以游翔于载籍中之舟车也。舟车愈善，则其所游愈广，所入愈深”，此语评价索引功用十分精当。索引是打开年鉴资料库和信息库的钥匙，规范的索引提供的信息量大，揭示主题内容丰富详实，提供资料的位置清晰、准确，能够链接全书所有主题内容，满足读者检索“查全、查准、查快”的要求。

编制索引，是一种学术性兼技术性工作，看似容易，做起来却很难，编制者既要有丰富的语言文学功底，又要耐心细致，被称之为“为人之学”（洪业语）；年鉴编制者，尤其是年鉴编制决策者要抱定“苦我一人，而利天下人”的信念，从主观上重视索引的规范编制，努力提高编制理论和技术水平，保证索引有较高的检索效率（包括检全率和检准率），使年鉴真正成为读者采信用史、资政助民的案头工具书。

年鉴索引多采用主题分析标引方法，编制者选取年鉴中具体记述的、有一定参考价值的、可以成为检索对象的主题内容，分析标引出有检索意义的主题词，选定的主题词全面、准确地表达正文主题，这是提高索引检索效率的关键。下面针对年鉴索引常见的问题，结合笔者的实践体会，谈几点做法。

一、准确标引主题词

（1）主题词标引要文字简明，易于检索。如条题“中国工商银行大连市分行”，可省略“中国”，标引为“工商银行大连市分行”；叙述体条题“李长春视察甲午海战纪念馆”不能标引为主题词，应分别抽取“李长春”“甲午海战纪念馆”两词作专名和综合性主题词；有的年鉴将中国共产党×市第十二届代表大会第三次会议报告题目“坚定不移地贯彻落实科学发展观为经济与社会的更快更好发展而努力奋斗”直接标引为主题词，文字冗长，很不科学，起不到检索作用，此类主题词可从党代会报告和作报告的领导人等角度标引为“中共×市第十二届三次会议报告”“主题报告（中共×市代表大会）”和“×××报告”等；但对某些限定词的删减要仔细推敲，不能强调简明而影响专指性能。如“电力综合自动化建设”，若标引为“自动化建设”，则含义太宽，此种情况下应保留原主题词，“中国电话第一岛”“文登师范学校”“森林防火演习”等主题词都为类似情况，在此不一一分析。

（2）主题词标引要达到一词一义的效果。编制时，将标引词中限定、含义、注释意义的词汇后缀在中心词之后，凸显主题内容。如条题“第八届村（居）委会换届选举”“2003年威海市政府被联合国授予‘联合国人居奖’”，其限定词为“第八届”“2003年”，均用时间因素限定主体因素，据此可标引为“村（居）委会换届选举（第八届）”“联合国人居奖（2003年）”。其他如“涉外案件（注：海事案件、“1114”经济案件入此）”“三北地区（注：华北、东北、西北地区）”“污水处理厂（第二）”“科学技术协会工作（注：简称科协）”等主题词都同此类，通过对主题词的限定和解释，使读者对主题概念有确切的了解。

（3）主题词须中心明确，结构合理。如有的年鉴将“检出率实现新突破”“归集新模式”“其他工业”等指代不明的条题作为主题词，就让读者一头雾水，这类主题词应根据正文内容，分别标引为“商检检出率”“住房公积金归集”和“皮革制品业”等等。再如，条题“纪念甲午海战110周年横渡刘公岛海湾全国邀请赛”，结构复杂，含有多个主题，不适合直接拿来做主题词，应拆成“甲午海战110周年纪念”“刘公岛海湾（横渡比赛）”“邀请赛（全国）”等易于检索的主题词。

（4）要把一些多主题词拆成单主题词。如把“集市贸易与市场建设”拆成“集市贸易”“市场建设”，把“城乡建设”拆成“城市建设”“乡镇建设”，“海洋与渔业”拆成“海洋业”“渔业”“水产业”等，满足读者特定的检索需求，避免造成误检。

（5）主题词的中心词要尽量前置或使用被动式，不要带有描述性和具体资料的内容。如条题“查处违法广告”“打击刑事犯罪”“救助遇险的‘金达266’轮船”的中心词“违法广告”“刑事犯罪”“‘金达266’轮船”不作首词，难以检索，而现有动词性首词也分别可用“取缔”“惩治”“援救”等其他动词替代，不便于读者进入检索入口；有描述性和具体资料内容的条题“美丽威海十城市行”“京城百车游威海”不能标引为主题词，应根据条题或正文内容抽取主题词。

（6）主题词不要带有“对于”“关于”等介词。如《关于推行垃圾分类收集处理意见》标引为“垃圾分类处理”，《关于组建钢铁联合企业的通知》标引为“钢铁联合企业”，既突出索引内容，又符合索引主题分析规范要求。

二、拓展索引的深度与广度

（1）增加重要主题词的检索点。对重要篇目、较具参考价值的内容、涉及本地区重大方针政策的主题可从多个角度抽取成两个或更多的标引词，拓宽检索范围，便于读者灵活检索。索引编有参见系统，用“代”“含”“见”等字链接相关主题词内容。如“国土资源管理”代“土地管理”检索点，“消防”见“防火”检索点等。有时各检索点的主题词为包含关系，如“能源供应”“石油供应”“成品油供应”，这三词为族、属、分概念，年鉴“能源供应”包括“石油供应”“煤炭供应”“天然气和液化气供应”等内容，查阅“能源供应”主题词，可用“含”字辅助查找“石油供应”“成品油供应”等内容，查阅“石油供应”或“成品油供应”主题词，则用“见”字参见“能源供应”内容；有时各检索点的主题词为交叉关系，如“幼儿教育”“学前教育”“启蒙教育”，这三者内容既有相类项，也有所区分，可利用参见系统的“见”字链接相关内容。同一主题词标引在历年年鉴中是有所变化的，如《晋中年鉴》首卷中，在“经济管理”栏目中设有“国有资产管理”类，这在当时条件下是符合晋中实际情况的，但是随着经济体制改革的不断深入，晋中区内所有的国有企业基本上都已转型，在以后的年鉴中这部分内容改为“国有资产经营”条题，为照顾不同时期、地域读者群检索用词差异，就应增加主题词“国有资产管理”，参见“国有资产经营”内容；又如目前沿海大部分地区的年鉴中“乡镇企业”提法已较少，这部分内容大都并入“民营经济”篇中，但为满足部分读者检索乡镇企业发展情况的需要，可将“民营经济”增加检索点“乡镇企业”“镇村企业”等。

（2）深挖年鉴中的隐含主题和主题因素。有的年鉴仅从栏目、分目和条题中抽取主题词标引，而忽视条题和正文中的多个主题、隐含主题或辅助主题，不能从内容的层次性、包含性等多种角度深入分析每个主题的构成因素，从中抽取索引内容，以提供更细致、更丰富的有效信息。如条题“环翠区‘六七’特大抢劫案”可从中提炼主题词“刑事案件”；条题《一个取代高残杀菌剂的理想品种》可标引内容似乎是“杀菌剂、（新）品种”，但实际隐含有“高效低毒农药”的主题词；《文登年鉴》（2005）中的“区镇概况”中的二级条目“旧村改造”，正文包含有“旧村拆迁”“银海绿洲小区建设”“金山花园小区建设”“银河馥苑小区建设”等具体内容，如果仅从条目中抽取主题词标引，就使索引内容显得肤浅；“城乡建设”中的二级条目“工程质量监督检测”，正文至少可提炼出5个辅助主题词“工程质量百分考核”“工程质量抽查”“现浇板裂缝专项治理”“建筑质量检查”“工程环境污染控制（民用建筑）”。编制者如不入木三分地深挖全书各部分内容，索引很容易成为目录的翻版。

此外，索引还不能忽略年鉴中一些主题因素，即构不成一个主题内容，如所涉及的地区、人物、机构、事件、生物、矿物、产品、设备、方法、工艺、数据、著作等各种事项的名称，这些名称所指的事物虽在年鉴中并未被具体记述，但可以牵引出一些相关的知识和信息，而具有一定的检索意义。如《文登年鉴》（2005）工业篇“云龙绣品工业公司”和“艺达有限公司”的简介中都提过年内获“中国名牌”产品称号的事情，这是文登市仅有的两个中国名牌，正文中虽未专题介绍，却能满足读者的检索需求；又如威海市政府开展“平安威海”建设活动，威海市政府实施滚动扶贫措施帮助农村贫困户脱贫解困，大连市农贸市场开展净菜上市活动，其中的“平安威海”“滚动扶贫”“净菜上市活动”等反映新概念的主题词也应列入索引。

（3）提炼概括性主题词。内容有共性或相互联系的条题，标引多个主题词是有必要的，但还要考虑方便读者从大概念上检索相关内容。如年鉴中有“企业资产管理”“集体资产管理”“公有资产管理”“国有资产管理”等主题内容，编制索引将其按音序或笔顺散编在索引之中，要查找“资产管理”内容，读者就要多头检索，很不方便，如果将相关内容页码项一并编制在“资产管理”主题词后面“互见”，就能链接起所有涉及该主题的内容；但有些概括性主题词不容易直接标引，要通过其综合意义概括出来，如《文登年鉴》（2005）经济管理篇中“物业管理”“物价管理”、政法篇中“户籍管理”“治安小区管理”、区镇概况篇中的“天福路街道办事处”“龙山路街道办事处”“环山路街道办事处”等条目，粗看上去似无联系，但认真推敲，从中可概括为“城市居民管理”的主题词。这就要求编纂者多深入分析相关内容，从中提炼出概括性主题词，方便查阅者。

（4）切忌捡了“西瓜”丢了“芝麻”。很多主题词从所标识页码项查找到内容仅反映该主题的部分内容，而不能将年鉴中所有涉及的主题内容作全面索引。如有的年鉴在概况篇中专题概述“民族”内容，作主题索引时仅将概况篇“民族”内容编入索引，而忽略全书其他篇中涉及该主题的内容，如政治篇“市领导走访慰问少数民族居民”，教育篇“×市一中成立新疆少数民族班”，社会生活篇““朝鲜族妇女自发组织慰问解放军”等，索引就达不到见斑窥豹的作用。具体编制时应建立起参见系统，将各章节的相关内容用页码项全部串联起来，排列在“民族”主题词后。

（5）扩大标引范围。年鉴是一种资料性的工具书，每一部分都具有信息价值，标引范围除了正文以外，还应涵盖人物、社会经济统计数据、特载、附载、大事记、文件选目等内容，甚至图表和宣传彩页也可列为索引范围，这些内容如果不作索引，导致索引标引范围过窄，索引量偏小，很多重要内容无法查到。这部分内容进行主题索引编制难度较大，但编纂者在主题索引外不妨尝试建立人名索引、地名索引、机构索引、统计数据索引等专名索引，这些专名索引编起来简单又省时，读者使用起来也方便、快捷。为保持年鉴使用的连续性、方便读者检索，还可将历年出版的年鉴每隔几年作一次累积索引。

（6）编制分级索引。为方便读者对年鉴一些重要类目作深度检索，对类目主题词所包含的内容按照上下、隶属、总分关系分清级次，编制分级索引；分述下一级主题词可对上一级主题词进行解释和补充，增强索引的引荐作用。如《浦东年鉴》中类目“要素市场”标引一级主题词为“市场要素”，下分二级主题词“证券”“产权”“人才”“房地产”“中介”等，《文登年鉴》中一级主题词“苘山镇”，下分二级主题词“农业结构”“招商引资”“民营经济”“威达机械公司上市”等。分级索引采用附见系统，重复的单位名称或限定词可省略，二级索引放在一级索引下行缩2字排，但应注意排序的“一元性”原则，各级索引按音序或笔划排序依据前后要统一。

三、利用计算机辅助编排索引

计算机有专门进行索引编制的专业软件，可以从年鉴排版稿中完成辅助抽词、自动排序等具体工作，辅助抽词功能就是直接从电子文档中抽取索引词和页码项，既方便又快捷；自动排序功能就是计算机可自动完成按汉语拼音、笔画、页码等为顺序的索引排序，页码项直接跳转到相应主题词后，帮助编制者摆脱索引排序、填写页码项等繁琐工作，高质高效地完成索引编制工作。但是应用过程中要注意：（1）因为计算机目前还无法选定主题词，尤其是抽象的、概括的主题词，所以仍要以人工为主、计算机为辅方式编制索引。（2）要在充分掌握主题索引理论、技术的基础上，才能利用索引软件编制出规范的年鉴索引。（3）对计算机辅助索引内容要仔细校对，将索引中不具备参考价值的（如既未明确记述又未隐含的内容；或虽有具体记述，但无参考价值的内容）的主题词和页码项删去。(4)应根据软件不断更新情况，及时补充修改索引数据库。

参考文献：

1、《中国出版理论与实务》，主编肖东发，中国书籍出版社2000年版

2、《年鉴索引编纂问题及其解决方案》，作者王彦祥，《中国索引》，2003年第04期

3、《年鉴索引－年鉴信息资源深度开发的工具》，作者沈美新、蒋皓、管美凤，《中国索引》，2005年第01期

4、《档案文件检索》，作者：李光良

5、《文献的可标引内容》，作者：张琪玉，《中国索引》，2004年第01期

6、《也谈如何编好年鉴索引》，作者：王玲